Gestor documental per a empreses

Un gestor documental per a empreses és la solució d’actualitat per a obtenir els beneficis que la tecnologia digital pot aportar al teu negoci.

Diàriament, en el nostre treball, gestionem multitud de documents de diferents tipus i formats que compartim amb altres persones. Els guardem de la millor manera possible, amb l’esperança de poder tornar a localitzar-los ràpidament quan els necessitem una altra vegada… Però no sempre és així de ràpid.

S’estima que durant el nostre treball habitual, en mitjana, consumim entre un 25% i un 30% del nostre temps útil buscant informació i documents ja existents. I que el 80% de la informació que utilitzem diàriament per a fer el treball no està en els sistemes transaccionals de les empreses, sinó en documents externs.

Les eines tecnològiques ens ajuden -cada vegada més- en aquesta difícil tasca de trobar ràpidament la informació que busquem.

Un gestor documental és una eina especialment pensada per a facilitar qualsevol tasca relacionada amb els documents digitals. Pràcticament qualsevol format és suportat, i permet emmagatzemar una gran quantitat de documents de forma ordenada i catalogada, amb control d’accés i seguretat.

En el nostre llarg recorregut com a consultors, implantadors i desenvolupadors de solucions de gestió documental recomanem com a eines Sharepoint y Alfresco. Cadascuna de les solucions anteriors tens les seves pròpies peculiaritats i àmbits d’actuació.

Si necessites un gestor documental per a empreses… aquest és el teu article.

Per què necessitem un Gestor Documental per a empresa?

A continuació t’explicarem alguns beneficis que aportarà a la teva empresa la utilització del gestor documental adequat.

Gestor documental per a empreses: beneficis.


Trobar la documentació de manera ràpida

Disposa de potents motors de cerca, cosa que ens permeten accedir des d’un únic punt o cercador a tots els documents emmagatzemats (independentment de la carpeta on els hàgim guardat). No tenim per què recordar-nos exactament de la ubicació, ho trobarà per nosaltres.

Emmagatzematge

La informació s’emmagatzema en diferents contenidors (en alguns gestors als contenidors se’n diu taules, en uns altres se’n diu biblioteques). Dins d’aquests contenidors al seu torn, la informació s’estructura en carpetes i subcarpetas, de manera similar a com ho faríem en l’explorador d’arxiu de Windows o en el fiddler d’US, amb el que la transició dels usuaris cap a la nova eina és més fàcil.

Seguretat: control d’accés, permisos i auditories

Cadascun d’aquests contenidors està protegit amb diferents capes de seguretat, de manera que la documentació dels diferents departaments està protegida i segura, i cada usuari accedeix només a la informació segons els permisos que els responsables de l’empresa han decidit per a ell.

Al mateix temps, els sistemes de gestió documental més importants, disposen de facilitats d’auditoria i seguiment de les accions realitzades per cada usuari. Aquestes funcionalitats permeten complir amb les normatives legals més estrictes en seguretat i protecció de dades (LOPD, i altres).

Catalogació i metadades. Consultoria inicial

Els documents emmagatzemats a les biblioteques i carpetes, es poden catalogar a més mitjançant unes propietats o metadades personalitzades per a cada empresa (productes, clients, materials, països, etc…) que facilitaran l’estructuració i la posterior cerca de documents.

Els consultors de 3ASIDE lideren activament el diagnòstic i la consultoria per a l’elecció de les metadades que millor serviran per a ajudar a cada empresa. Aquesta és una tasca que es realitza com a pas previ a la implantació del gestor documental.


Control d’històrics i versions de documents

El control de versions és un sistema que registra les modificacions realitzades sobre un arxiu al llarg del temps. D’aquesta manera podem conèixer qui ha fet canvis sobre un document i les seves propietats i quan. Però també ens permetrà recuperar versions i històrics de documents anteriors.

Delegació de tasques

Permeten delegar part de les tasques que col·lapsen a alguns dels departaments de Sistemes perquè les realitzin usuaris clau. Per exemple: gestió de recuperació de documents en papereres, gestió de recuperació de versions anteriors, delegació parcial de seguretat, delegació parcial de creació de biblioteques i carpetes…

Integració

Un gestor documental, a més, ens permetrà compartir i integrar-nos amb la resta de sistemes de l’empresa per a utilitzar les dades i les eines de manera coherent i no duplicar la informació.

Podrem integrar-nos amb bases de dades ERP (SAP, Navision, etc..), altres bases de dades transaccionals (SQL server, Oracle, …), aplicacions client (suites d’Office, correu electrònic, etc..). En el cas del gestor documental de Microsoft SharePoint (en totes les seves versions) s’integra de manera nativa amb Microsoft Office 365 i amb l’ERP Microsoft Business Central (Navision).

Fluxos de treball i processos basats en documents

Ens serveix per al desenvolupament i la configuració de fluxos de treball basats en documents (formularis de sol·licitud de viatges, d’aprovació de despeses, de sol·licitud de formacions, de recol·lecció i gestió d’incidències, etc…).

Eines com PowerAutomate, .Net, Nintex i altres més, ens permetran ampliar els fluxos estàndard.

I fins aquí podem llegir… Encara que si t’has quedat amb ganes de més informació pots consultar l’article sobre Sharepoint titulat:

Sharepoint: L’aplicació que potencia el treball en equip

Contacta amb nosaltres si t’has quedat amb dubtes o necessites assessorament especialitzat. Et recomanarem la solució funcional i la tecnologia més adequada, per a implantar el gestor documental més concorde a les necessitats de la teva companyia.

Com podem ajudar-te?

Contacta amb nosaltres si tens qualsevol dubte, si vols deixar un comentari o bé si vols més informació sobre 3ASIDE.

El nostre treball és rigor, és compromís, és innovació, és humà.